Cómo interpretar la información que generan la operaciones de la empresa, de tal suerte que identifiquemos si vamos avanzando o es necesario corregir algunos procesos, y agregar algunos controles para mejorar los resultados de la empresa.
¿Cómo analizar y controlar los resultados de las operaciones de la empresa?
Muchas personas consideran que el hecho de que haya abundante flujo de efectivo a la caja (muchos ingresos o muchas ventas), es sinónimo de ganancias altas, otros, consideran que restando a las ventas los gastos, lo que queda es la ganancia, cuando en realidad es apenas la utilidad bruta (siempre y cuando estén bien clasificados los gastos).
Entonces ¿Cómo deben manejarse las cuentas de ventas, gastos, utilidad?
En primer lugar, debemos empezar por conocer las cuentas, y la mejor definición que podemos encontrar es la que nos ofrece Aly José Hernández en su publicación del sitio Gestiopolis:
Las cuentas no son otra cosa que medios contables con instrumentos de operación, mediante los cuales podemos subdividir el activo, el pasivo y el capital y agruparlos de acuerdo con ciertas características de afinidad, las cuales nos permiten graficar todos los aumentos y disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuación. (Hernández, 2005)
Una vez definido el concepto, debemos tener en cuenta la importancia de una buena clasificación de cada una de las cuentas implicadas, pero para no enredarnos tanto y por cuestiones prácticas, nos vamos a enfocar a las más básicas, requeridas para conocer el estado de resultados, y poder hacer el cálculo correcto de las utilidades de la empresa (conforme se adentren al manejo de esta información, podrán ir desglosando y siendo más específicos al respecto.
También para efectos de simplificar la comprensión, trataremos de más que presentar una definición, una explicación de la razón de ser de cada cuenta mencionada.
Las cuentas que vamos a analizar son las siguientes:
Ventas
En esta cuenta se controla los ingresos, resultado de la comercialización de los productos y servicios ofrecidos (si el ingreso es consecuencia de la venta de un inmueble, un vehículo, un terreno etcétera, y esta no es la razón de ventas del negocio, entonces dichos ingresos se deben clasificar como “otros ingresos”)
Costo de producción.
Aquí se clasifica cualquier egreso que sea consecuencia de producir (compra de materia prima, mano de obra de obreros, envases, etcétera) es decir, lo que se necesita para que el producto quede completo y terminado.
Costos indirectos de producción
Son los gastos requeridos para poder producir, pero que no son parte del producto o del proceso en sí, por ejemplo, el gasto del mantenimiento del equipo de producción, la compra de tarimas y el material de emplayado, el material de limpieza para las maquinarias y área de trabajo, etcétera.
Costo de ventas
Una vez terminado el producto ya puede ser comercializado, y si se tiene la suerte de que los clientes lo adquieran directamente en la fábrica o donde se produce, habría un a mayor ganancia, porque no se incurre en los gastos de venta, los cuales son todas las erogaciones en las que se incurra para que el producto llegue al consumidor final, y esto pude ser el sueldo de los vendedores, repartidores, choferes, ayudantes de repartidores, comisiones de ventas, combustible de vehículos de reparto, mantenimiento de vehículos, (y todo lo relacionado a los vehículos de reparto), las degustaciones, muestras gratis, publicidad, etcétera.
Margen o utilidad brutos
Es el resultado de descontar a las ventas los costos de producción y ventas
Gastos de administración y operación
Por lo general los gastos de administración y operación no son relativos a la producción y ventas, a diferencia de los anteriores que a mayor venta, también habrá un mayor costo, en este caso, haya o no producción y ventas, este tipo de gastos siempre serán los mismos, como es el caso de renta del inmueble, sueldos de administrador, secretaria, intendente, pago de agua y luz (siempre y cuando no sean parte esencial de la producción, o se tendrían que clasificar como costos indirectos). También el mantenimiento de la oficina o del inmueble, la compra de papelería, equipo de cómputo, etcétera.
EBITDA
Estas siglas significan ganancias antes de intereses, impuestos, depreciaciones y amortizaciones (por sus siglas en inglés “Earnings Before Interests, Tax, Depreciation and Amortization”)
El EBITDA = Margen bruto – Gastos de administración y operación
Costos financieros
En los casos que se haya pedido un préstamo y se está pagando un a tasa de interés, dicha tasa será el costo financiero.
Amortización y depreciación
Para no enredarnos tanto en los conceptos, amortización se refiere a lo intangible, por ejemplo: se paga una suscripción anual a la licencia de un programa de administración o de control, entonces, cada mes se descuenta parte de ese pago anticipado por el derecho al uso de dicho programa.
La depreciación es sobre algo físico, y es la perdida de valor de un bien, por ejemplo, un vehículo, cada año pierde su valor, al igual que la maquinaria, equipo de cómputo, etcétera.
Impuestos
Dependiendo del producto o servicio que se comercialice y según el régimen fiscal en la que se encuentre inscrito el contribuyente, serán los cálculos para aplicar para el pago de los impuestos (aquí es donde lo más recomendable es asesorarse con un contador)
Una vez que hemos explicado las cuentas (lo más simple posible), ahora vamos a armar un estado de resultados simple:
| CUENTA | IMPORTE |
| VENTAS | $50,000.00 |
| COSTO DE PRODUCCIÓN | $12,000.00 |
| COSTO INDIRECTO DE PRODUCCIÓN | $2,300.00 |
| COSTO DE VENTAS | $8,550.00 |
| UTILIDAD BRUTA | $27,150.00 |
| GASTOS DE ADMINISTRACIÓN Y OPERACIÓN | $9,500.0. |
| EBITDA | $17,650.00 |
| AMORTIZACIÓN Y DEPRECIACIÓN | $3,500.00 |
| COSTOS FINANCIEROS | $550.00 |
| UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS | $13,600.00 |
| IMPUESTOS | $4,760.00 |
| UTILIDAD DEL EJERCICIO | $8,840.00 |
Como podemos ver, aún cuando hay un ingreso de ventas considerable, después de aplicarle los gastos correspondientes, debidamente clasificados, obtenemos la utilidad final que resulta ser menos del 20% del ingreso total.
El problema de los emprendedores proviene principalmente de una mala clasificación de los gastos, y a veces los hace pensar que tienen más ganancias de las que en realidad son, y esto ocasiona que terminen gastando parte del capital de trabajo, hasta que llega un momento que es incosteable la operación del negocio, y nunca llegan a entender como fue que no funcionó el negocio.
De aquí la importancia de una asesoría adecuada para el buen manejo de la empresa, además de tener un seguimiento de las operaciones de manera constante, y poder corregir a tiempo cualquier desviación en la que se incurra.
Recuerda que si tienes dudas o requieres asesoría, puedes contactarnos o agendar tu cita de orientación gratuita.
BIBLIOGRAFIA
Hernández, A. (17 de octubre de 2005). Cuentas contables, clasificación, concepto y descripción. Recuperado el 26 de 01 de 2022, de Gestiopolis: https://www.gestiopolis.com/cuentas-contables-clasificacion-concepto-y-descripcion/
