¿Cómo organizar mi nueva empresa?

Aspectos que debemos considerar al momento de organizar una empresa o negocio nuevo, cualquiera que sea el producto o servicio a ofrecer.

La mayoría de los emprendedores, inician sin mucha planeación, solo toman en cuenta lo que quieren ofrecer al mercado y un lugar donde iniciar, y lo demás «ahí vemos como se soluciona..», por esta razón 5 de cada 10 negocios no logran llegar a los 2 años de vida, y solo 2 de cada 10 negocios llegan a los 5 años, por no existir una estructura organizacional adecuada, y muchos de los que logran sobrevivir, es porque a medio camino, comprenden la necesidad de estructurarse y organizarse de manera adecuada, para obtener resultados óptimos y aprovechar al máximo, los limitados recursos con los que se cuenta al comienzo.

Entonces ¿qué debemos hace para organizar el negocio? ¿por dónde empiezo? ¿qué hago si solo soy yo emprendedor o solo somos dos, para que tanto rollo? ¡esto es un dolor de cabeza!

Ciertamente una sola persona o dos no necesitan tantos controles u organización (aparentemente), ya que no dependen de los procesos de otras personas para llevar a cabo las actividades requeridas del negocio. Sin embargo, cuando el trabajo apremia, en los momentos en que empieza la demanda del mercado (aunque sea por breves lapsos), ahí será donde jugará un papel clave la organización, ya que el no tener a la vista los procesos y las actividades claves, pueden llevar al fracaso en lo más critico de las ventas o servicios.

Para ejemplificar esto, quiero contar un caso de un cliente, un restaurant con una gran afluencia de comensales en temporada veraniega, en temporada normal tenían una ocupación promedio de 15 a 20 mesas, pero en verano, en plenas vacaciones, llegan hasta las 50 mesas, sin embargo, casi siempre terminaban yéndose hasta 10 mesas o mas, decepcionadas por no ser atendidas de manera óptima, ¿la razón? una mala planeación de las compras desde el día anterior, esto ocasionaba que al momento de la venta fuerte, alguien debía abandonar su puesto y salir corriendo a comprar «donde se pueda lo que está haciendo falta», lo que traía como consecuencia, mala atención a los clientes y gastos excesivos por no planificarlos o no tener proveedores adecuados.

¿Cómo debemos empezar a organizar entonces?

Tormenta de ideas para identificar actividades

Esta etapa es fundamental para obtener los mejores resultados en el funcionamiento de la empresa, es fundamental hacer una tormenta de ideas para tener un panorama lo más amplio posible de todas las actividades que deben llevarse a cabo en el negocio, desde las más importantes como compras, ventas, publicidad etcétera, como de las menos relevancia, como sacar la basura, libreta para puntar pendientes, donde lavar los utensilios d producción, como lavarlos, etcétera. Todo debe apuntarse sin importar el orden por ahora, solo hay que dejar que fluyan las ideas

Clasificación de las actividades

Después de haber hecho una lista (a veces resulta enorme), hay que empezar a clasificar las actividades por la naturaleza de sus acciones, por ejemplo, todo lo que se refiera a comprar (proveedores, cotizaciones, trasporte de mercancía, tiempos de entrega, flete hasta el local etcétera.) van a una lista, otra será la de producción y todo lo relacionado, o si solo será ventas, también todo lo relacionado, como ejemplo, clasificar clientes, conseguir clientes, hacer llamadas a conocidos para venderles, que ofrecer, en que horario vender, costo de envíos, etcétera. Así se debe clasificar todas las actividades detectadas, y las que no tengan un área especifica se van a administración general.

Un poco de teoría para comprender que hacer

Ya que hemos clasificado las actividades, vamos a entender un poco la importancia de cada área, departamento o función (como mas te acomode llamarle, lo importante es tener claro el concepto), para que, cada vez que tengas que realizar un proceso, tarea o actividad tengas claro a donde pertenece.

Áreas, departamentos o funciones

Compras

Como su nombre lo dice, se encarga de todo lo relacionado a la adquisición de material, mercancía e insumos en general para el negocio, es decir es quien ejecuta los egresos, pero esto debe llevarse a cabo de manera controlada y ordenada, hay que averiguar precios, calidad del producto o mercancía; comparar entre proveedores, y considerar los gastos adicionales para poder tener en el local o lugar físico del negocio lo que se adquiera, ya que en ocasiones, se compra barato, pero el gasto de envió o transporte terminan haciendo más costoso lo adquirido, todo este proceso implica llevar registros de manejo de recursos y comprobantes, y todo ello deberá ser reportado a un contador o al área contable para generar los reportes de los resultados de operación (que más tarde se tocara), ya que de no hacerlo se corre el riesgo de no saber dónde se gastó el dinero y no saber en qué momento se acabarán el dinero.

Ventas y Marketing

Para este caso haremos una definición de acuerdo a la función que nos puede servir (ventas y marketing unificado), aunque en realidad, cada uno de ellos es mucho mas amplia su descripción, pero no queremos cansarlos con tanta información por ahora.

Su principal función es lograr que el producto o servicio sea aceptado por el mercado, es más que solo vender, ya que lo importante es mantener la preferencia del consumidor, para que este sea constante en adquirir lo que la empresa ofrece, ya sea producto o servicio, es realizar un análisis de tus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas para conocerte como estas con respecto a tu competencia y comparar para encontrar sus puntos débiles y así tomar ventaja, a través de estrategias de promoción y posicionamiento de la marca y de los productos o servicios, y como el departamento anterior, sus resultados deben ser controlados y reportados al contador o departamento de contabilidad.

Administración

Producción

Si se va a producir, forzosamente deberá contarse con un área de producción (a menos que se contrate la maquila del producto y solo se le de el acabado o personalización de la marca de manera posterior)

En esta área se encargará de los insumos, el proceso de producción, el control de calidad del producto, el manejo adecuado del inventario de materia prima, en coordinación del área de compras; coordinar la cantidad a producir de acuerdo con el área de ventas y la demanda del mercado reportada, y obviamente, el control de inventario del producto terminado, solo por citar algunas actividades.

Contabilidad

Debido a lo entretenido que es esto, por lo general, es necesario solicitar el apoyo de un contador (a menos que el propietario lo sea), y aun así, es recomendable, ya que esto demanda demasiado tiempo y dedicación, claro eso es relativo a la cantidad de información que se produzca como resultado de las operaciones de la empresa.

Resumen

Como vemos a mayor flujo de información será necesario dividir aún más los departamentos, a menor flujo (como es en el inicio de una microempresa) pueden fusionarse, pero con las actividades bien definidas, así, por ejemplo: compras, ventas y marketing pueden trabajar juntas, contabilidad, administración y finanzas también, y conforme crezca la carga de trabajo se van haciendo independientes a los departamentos que así se requiera.

Recuerda que todos estos conceptos en realidad son más complejos, pero para efectos de iniciar un negocio, lo relevante es que, más que aprender un concepto, es comprenderlo y saber aplicarlo.

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