La columna vertebral de toda empresa o su equivalencia es la estructura de procesos operativos, pero ¿Qué es eso?, ¿Para qué sirve?, ¿Es necesaria o es solo un proceso burocrático que puede ser omitido?
Comencemos por comprender el concepto de proceso operativo: es una serie de acciones, vinculadas entre sí, para lograr la producción de bienes o servicios independientemente si son con fines de lucro o no.
Es decir, todas las actividades de la empresa forman parte del proceso operativo (al menos así debería de ser), son como los engranes de un mecanismo, en donde cada uno es fundamental para que el todo funcione y desempeñe correctamente las acciones para las cuales fue concebido; así mismo, si no funciona bien, dejará de ser útil y será desechado por el usuario (cliente o consumidor en el caso de las empresas).
Por esta razón es importante identificar y definir de la manera más adecuada los procesos, segmentados por áreas y como se interrelacionan entre sí, ya que cada departamento o área de la empresa forzosamente están relacionadas unas con otras y no pueden considerarse como independientes.
Para lograr esto, podemos seguir una serie de pasos que apoyen a una correcta estructuración:
Tormenta de ideas
Para tener una vista general de todas las actividades, es importante realizarlo, definiendo cada proceso de manera individual, por ejemplo: un restaurant define como se prepara un platillo, la receta, que cantidad de cada ingrediente, como se mezclan, como se sazonan, y hasta como se presentará ante los comensales, un taller mecánico, como se presta un servicio de reparación, una fábrica de botanas define el proceso de producción de sus papas fritas.
Interconexión de procesos entre áreas o departamentos
Por ejemplo, en el restaurant, la cocina demanda al departamento de compras, los productos o materia prima para producir los platillos, a recursos humanos, el personal capacitado, al área administrativa, los certificados de sanidad del departamento de salubridad para que no haya contratiempos y queden mal con su producto final ante los clientes, en el taller mecánico, al departamento de ventas solicitara que obtenga la aprobación del presupuesto por parte del cliente, para realizar el cambio de refacciones, realizar la mano de obra etc., y así cada una de las empresas deberá identificar como se relaciona cada operación entre sus distintos departamentos, y en caso que no exista, valorará si es realmente necesario la existencia de dicho departamento.
Elaborar un mapa de procesos
Esto permite de manera visual, identificar la estructura general de toda la empresa, como se interrelaciona, e identificar las zonas críticas, que deben mantenerse bajo supervisión constante, para evitar que se rompa la secuencia y ocasione un fallo general.
Implementación de medidas de contingencia en los procesos
Tal vez en algunos casos, dependiendo del giro del negocio, debería existir una serie de procesos alternos para casos especiales, en donde, de acuerdo con sus necesidades, deban tener definido algún tipo de proceso para los casos de emergencia, por ejemplo, en los casos en que existe la producción de varias líneas de productos, y puede haber el fallo de una de las líneas, como deberá adecuarse para completar la demanda ya comprometida.
Ciertamente este proceso puede resultar en algo tedioso, incluso en un dolor de cabeza, cuando se trata de evaluar tantos factores que pueden afectar a los procesos operativos de una empresa, pero si se aplica paso a paso y con cierta metodología, los beneficios para la empresa serán bastante considerables, ya que permitirá potenciar y hacer más eficiente los resultados.
Si esto resulta para ti un tanto tedioso o complicado, recuerda que puedes contactarnos para apoyarte, si trabajamos en conjunto, lograremos hacer más eficiente tu negocio, consiguiendo que esté un paso adelante de la competencia, contáctanos, no te vas a arrepentir.
