En la actualidad, es bien conocido que las microempresas, como las PYMES con una mala organización y problemas operativos, no logran sobrevivir a sus primeros años, si revisamos la media nacional de acuerdo con el censo del INEGI del 2019 nos marca que tienen una esperanza de vida desde su nacimiento del 8.4 y para el estado de Yucatán es de 10.7, sin embargo, para diciembre de 2021 de acuerdo con el INEGI, (INEGI, 2021) el impacto de la pandemia indica que del año 2019 al año 2021 en un total de 27 meses considerados, a nivel nacional hubo un promedio de 24.44 nuevos negocios y desaparecieron 32.61 es decir una pérdida de 8.17 negocios al mes en promedio.
Mientras que en Yucatán se registró en ese mismo periodo un promedio de 22.16 negocios nuevos y el cierre de 31.7, una pérdida de 9.53 mensuales, lo cual refleja que, en tiempos de crisis, los negocios menos preparados, quedarán siempre más vulnerables.
Por esta razón es fundamental tener bien identificados los puntos débiles de la empresa, y al mismo tiempo, tener claros los objetivos y los procesos operativos que deben ejecutarse para poder alcanzar el éxito y mantenerse en el mercado.
Para trabajar en mejorar una empresa que ya está operando, es necesario realizar diversos pasos, con objeto de identificar cuáles son las situaciones que están afectando la correcta operación de esta.
Para su estudio identificaré cinco puntos que considero claves en el proceso de mejora de la empresa, cualquiera que sea su giro.
- ¿Qué está mal en la empresa?
- ¿Qué información hay?
- Análisis de resultados.
- ¿Cómo implementar mejoras?
- Proyecto de mejora.
- Informe final.
En cada paso vamos a ir analizando desde los orígenes de las causas, las consecuencias y las áreas de oportunidad que se identifiquen en cada situación, también considerar, que recursos se tienen para implementar las mejoras y cuales deberán ser adquiridos o contratados para tal efecto.
Aun cuando se pretende hacer todo el proceso de manera resumida, la idea es que se tenga una conciencia clara de los puntos clave que deben observarse.
¿Qué está mal en la empresa?
En ocasiones, tanto los gerentes, propietarios y el personal que labora en la empresa, tienen una visión de lo que está mal en la empresa, aunque incluso cada uno opine de una causa diferente o un problema distinto, por eso es importante recabar ambas opiniones, la visión del lado de los directivos y propietarios y la visión de los trabajadores, empleados de la empresa, ya que suele decirse desde la administración “el personal no le hecha ganas”, y desde el lado del personal “los jefes piden mucho y dan poco”, y esto trae como consecuencia un círculo vicioso, en donde ambas partes se niegan el apoyo, debido a la visión del problema que cada uno tiene, cuando a veces es solo falta de organización o coordinación, o bien, falta de una estructura adecuada de trabajo, en donde cada uno supone que ciertas actividades no le corresponden a él y deben ser cumplidas por otros, y simplemente, nadie realiza dichas actividades, ocasionando un retraso en toda la empresa, o una deficiencia en la calidad de sus operaciones.
¿Qué información hay?
Para lograr la definición correcta del problema, lo ideal es, en primer lugar, hacer un análisis de los resultados obtenidos, las ventas, donde se vende más, que rutas venden más, que días o meses vende más, ¿Han caído las ventas en alguna zona?, que registros hay de las razones de la caída, si se está produciendo, cómo va la producción, ha bajado o incrementado, ¿qué opinan los clientes de la calidad del o los productos? ¿existen mermas?, ¿Cuánto es el costo en mermas al mes?, ¿Qué procedimientos para el manejo de las mermas está establecido?, ¿El proceso de producción justifica las mermas?, ¿Cómo se almacena el producto terminado o en proceso?, ¿Tiene costos de almacenaje la empresa?, ¿Renta bodegas?, ¿Cuáles son los costos de administración?, ¿Qué gastos se consideran en la administración?, ¿existen gastos personales inmersos en las finanzas de la empresa?, ¿cuánto es el monto mensual?, ¿existe gasto hormiga o fuga de capital?
También es importante conocer si existen parámetros establecidos o manuales de operaciones y que valores o resultados se establecen en ellos, también de ser posible como se llegó a establecer esos valores en su momento.
Una vez que se tiene el conocimiento de los parámetros de la empresa y los resultados reales obtenidos, habrá que hacer un comparativo entre lo real contra lo establecido, e identificar las diferencias y las causas que generan esas diferencias de los resultados, ya sea de manera positiva como de manera negativa, ya que, por ejemplo, tal vez se esperaba alcanzar ventas por $100,000.00 mensuales y se están logrando ventas por $150,000.00, entonces, habría que analizar las razones por las que se disparó de manera positiva los resultados, y si es posible replicarlo en otras áreas o en otras zonas de venta; por el contrario, si las ventas fueran menores de los valores establecidos, habrá que analizar si los parámetros establecidos están fuera de norma o son inalcanzables, o si existen obstáculos que pueden estar impidiendo que se alcancen los objetivos.
Análisis de resultados.
Una vez que se tengan los resultados del análisis, habrá que identificar todas las posibles causas de los resultados que se estén obteniendo (o que no se hayan obtenido), ya sea con la técnica de tormenta de ideas o pescado de Ishikawa, diagramas diversos que ayuden a visualizar la situación, hacer esquemas de clasificación, etcétera, y de ahí derivar las posibles mejoras a establecer para obtener resultados positivos.
¿Cómo implementar mejoras?
Cuando ya se haya identificado las causas que producen los resultados, es necesario establecer las posibles soluciones para corregir las carencias detectadas, ya sea mejorar procedimientos, tomar capacitaciones o dar capacitación a todo el personal, adquirir cambiar o mejorar la maquinaria con la que se cuenta, eliminar equipo e infraestructura ociosa, reestructurar la estructura financiera, definiendo los gastos del negocio y descartando los gastos personales, asegurarse que todo el personal de la empresa sea productivo y beneficie a los objetivos del negocio, etcétera. Es decir, tener muy claro que es bueno y que es malo para la empresa.
Proyecto de mejora.
Ahora que se tiene claro los cambios a realizar y la implementación de procesos, cursos, compras, mejoras, etcétera, será prioridad hacer el análisis del proceso de implementación del proyecto de mejora, es decir, en que horarios, que tiempos se disponen, cuales el horario de trabajo disponible para iniciar los cambios, que inversiones son prioridad para llevar a cabo y cuando se deberá realizar las siguientes inversiones, ya sea comprando equipos, pagando cursos, etcétera, así mismo, hacer el calendario de ejecución del proyecto, quienes serán los responsables de la ejecución y supervisión de la correcta implementación, y también muy importante, el seguimiento y control de los cambios que deberán realizarse sobre la marcha para lograr que quede a punto todas las implementaciones planificadas para el éxito de los cambios.
Informe final.
Ya para terminar, es importante elaborar un informe a manera de resumen, para tener una visión y registro de todo el proceso de implementación del proyecto, desde los antecedentes hasta la ejecución final del proyecto, ya que también servirá para que en un futuro se tenga una guía de como poder volver a hacer mejoras en la empresa o que pasos seguir para hacer correcciones futuras, así mismo, también para conocer, como se llegó a las conclusiones de los cambios que se llevaron a cabo, y los motivos por los cuales se realizaron.
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Bibliografía
INEGI. (21 de DICIEMBRE de 2021). INEGI. Obtenido de INEGI.ORG.MX: https://www.inegi.org.mx/temas/dn/#Tabulados
