¿Por qué se complica la implementación de cambios en una empresa?
La mayoría de las veces, cuando se toma la decisión de realizar cambios en la estructura organizacional de una empresa, por muy pequeña o grande, surgen los problemas de implementación, y eso se debe a diversas situaciones, dentro de ella hemos identificado las siguientes:
- Falta de un buen análisis de las necesidades de la empresa
- Implementación de procesos inadecuados para la empresa
- Resistencia al cambio.
- Falta de supervisión y seguimiento de los procesos implementados.
Solo por mencionar algunas, las más evidentes, aunque debe haber más.
Analicemos cada una de estas situaciones y cómo podemos evitar que esto suceda.
Falta de un buen análisis de las necesidades de la empresa
Como su nombre lo dice, en ocasiones se realizan implementaciones en la empresa, a veces sin considerar si es realmente lo que en ese momento se requiere, lo que trae como consecuencia, una inestabilidad y confusión o controversia en los procesos y actividades, sumándose a lo que ya ocurría en ese momento; es decir, si ya había complicaciones de ejecuciones de los procesos de la empresa, ahora se sumarán actividades que tal vez no son importantes o duplican el trabajo.
Pongamos un ejemplo: supongamos que una empresa que produce botanas de manera artesanal (lo cual ya demanda una serie de procesos, tales como el proceso de la botana, envasado manual y etiquetado manual, empacado y clasificación para surtir a los clientes, el propietario toma la decisión que ahora van a empezar a procesar y envasar alcohol en gel y cubrebocas, ya que tiene una demanda significativa en el mercado, esto implicará en crear toto un proceso totalmente distinto y alejado de los procesos que actualmente se llevan a cabo, y esto implicaría contratar nuevo personal o acelerar los procesos actuales para tener lista el área para posteriormente trabajar en los nuevos procesos, y esto causará demasiado estrés en el personal operativo.
¿Qué se puede hacer en este caso?
Realizar un análisis adecuado de los requerimientos de la empresa, muchas veces se requiere de una visión neutral, de un externo que vea desde otra perspectiva cuales serían las necesidades de la empresa, el apoyo de un consultor resulta en un a muy buena opción, el cual apoyará a la definición de lo que realmente puede ayudar a potenciar las capacidades de la empresa.
Otra opción es escuchar al personal, muchas veces, el personal operativo tiene ideas prácticas para mejorar los procesos, las cuales se ignoran y desaprovechan, sería bueno voltear a verlos, además así se sentirán motivados por ser partícipes en las mejoras de la empresa.
Implementación de procesos inadecuados para la empresa
Otra situación es cuando con tal de mejorar un producto o servicio, se agregan procesos o se reducen, con tal de bajar costos, pero eso trae como consecuencia un resultado negativo, tanto en calidad como en la experiencia operativa y afecta a la empresa a final de cuentas, por ejemplo: en algunas plantas de agua purificada, se da el caso que “si no se ve sucio el garrafón del cliente no se enjuaga y así se rellena directo, para no perder tiempo”, esto además que afecta la calidad del producto, crea una imagen negativa en los clientes y puede alejarlos; también se da que en cuestiones de tramites agregan demasiados procesos burocráticos, acudir en varias ventanillas y vueltas innecesarias, porque “así se controla mejor la calidad de atención”, resultando en un fastidio para el cliente.
Como en el caso anterior, la mejor solución es un buen análisis de las necesidades de la situación y solicitar la opinión del personal, tal vez ahí exista una excelente idea que no se está aprovechando.
Resistencia al cambio
El clásico y más común de los problemas de los cambios de procesos e implementación de nuevos es la resistencia al cambio, y esto se da por varias razones: primero, la desconfianza de “algo nuevo que no se sabe si servirá”, segundo, obligará a todos a salir de su zona de confort y a trabajar de una manera distinta, en donde tal vez muchos ya tenían una rutina establecida que ahora se romperá, tercera, tal vez haya personas que consiguen un beneficio con los procesos actuales y con los cambios van a ocasionar que dichos beneficios ya no se obtengan, por ejemplo: para agilizar el trabajo en la empresa se establece que haya un comedor, así se les da media hora solo para comer al personal, pero quienes se iban a Omer y regresaban una hora o dos más tarde, ya no podrán aprovechar para hacer algún pendiente en ese lapso, igualmente si alguien vendía comida a sus compañeros, ya no podrá, y todo esto, ocasionará que se nieguen a que funcione el comedor, pudiendo argumentar que la comida es mala, que la sirven tarde, etc.
Para solucionar esto es importante la comunicación con el personal, y hacerlos participes en las opiniones y procesos de cambio, ciertamente no se puede aceptar todo lo que el personal sugiera, pero a medida que se integran en el proceso y comprenden que se intenta mejorar para bien, se adaptarán más fácil a los cambios que conlleve el proceso de implementación.
Falta de supervisión y seguimiento de los procesos implementados
Ya, por último, cuando se establecen procesos nuevos en las empresas, si no se supervisan y se da el seguimiento adecuado, la resistencia al cambio, o la falta de claridad para llevar a cabo los nuevos procesos traerá como consecuencia que se vayan estancando hasta que sean desechados y se regrese a los procesos anteriores a los de la implementación. Un ejemplo muy claro es cuando se establece la elaboración de reportes de actividades, si no hay nadie que los reciba, los revise y cuestiones, simplemente empezaran a ser irregulares, y posteriormente se omitirán poco a poco, hasta que se conviertan en cosa del pasado en los procesos de la empresa.
Para evitar que se pierda el proceso, es importante asignar actividades de supervisión y seguimiento de las nuevas actividades, a una persona designada para tal efecto, ya que será la pieza clave para que el proyecto funcione y no solo quede en una experiencia frustrante para todos.
Si es tu caso similar comunícate con nosotros, podemos orientarte a implementar la mejor alternativa a las necesidades de tu empresa.
